Veranstaltungsräume im Hotel: Briefing für Bühne und AV-Technik

Einen Veranstaltungsraum planen: Bühne, AV-Technik und Tagesbetrieb

Beschreiben Sie den Raum in jeder Nutzungsart

Ein Hotelraum kann an einem Tag Frühstück, Konferenz und Abendvorstellung beherbergen. Notieren Sie für jede Nutzung die Publikumsanordnung, die Position der Vortragenden, die Tonquellen, den Lichtbedarf und die verfügbare Umbauzeit. Berücksichtigen Sie die Wege von Personal und Gästen. Das nützlichste Ausstattungs-Briefing beschreibt diese Übergänge ebenso wie die endgültige Anordnung.

Trennen Sie mobile Technik von Gebäudesystemen

Ein abbaubares Podest, eine mobile Beschallungsanlage und ein fest installiertes Hebesystem sind unterschiedliche Beschaffungsumfänge. Legen Sie fest, welche Elemente temporär sind, welche an Ort und Stelle bleiben und welche vom Gebäude abhängen. Tragende oder bewegliche Bühnentechnik braucht die entsprechende Fachplanung und Montage; sie sollte nicht aus einer allgemeinen Möbel- oder AV-Einkaufsliste festgelegt werden.

Planen Sie Lager und Personal mit ein

Messen Sie die Zugangstüren und den Weg zwischen Lager und Veranstaltungsraum. Klären Sie, wo Cases, Kabel und Ersatzzubehör aufbewahrt werden und wer die Technik aufbaut und bedient. Auch ein Paket, das im Katalog kompakt wirkt, braucht ein praktikables Lager- und Handhabungskonzept. Sprechen Sie in der Anfrage Schulung des Personals und eine einfache Bedien-Checkliste an.

Fordern Sie ein abgestimmtes Angebot an

Gliedern Sie die Anfrage in Bühne, Ton, Mikrofone, Licht, Präsentationstechnik und Zubehör. Kennzeichnen Sie vorhandene Technik und Positionen, die ein separates Fachangebot erfordern. Bitten Sie darum, Mengen, Liefereinheiten, Lieferbedingungen und Montageumfang klar anzugeben. So lässt sich ein komplettes Veranstaltungspaket leichter mit einem Angebot vergleichen, das nur die Hauptgeräte enthält.

Senden Sie Ihr Briefing für den Veranstaltungsraum

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